Algemeen jaarverslag 2020

Vereniging voor Oudheidkunde Lichtenvoorde (VOL)

Notulen van de algemene ledenvergadering gehouden op 27 september 2021, 19.30 uur.

Locatie: het verenigingslokaal aan de Vincent van Goghstraat 8b.

Aanwezig: Hans Tijdink (voorzitter), Martin Huinink (secretaris/notulist), Joost Ernst (pen- ningmeester), Frits van Lochem (plaatsvervangend voorzitter), Henk Hansel- man, André Sonderen, Robin Kamperman, Josephine Adema, Frans te Brake.

Toelichting:

In verband met de coronapandemie gold een wettelijk voorschrift dat mensen ten minste an- derhalve meter afstand tot elkaar moesten bewaren. Dit voorschrift maakte het houden van een ‘normale’ ledenvergadering erg moeilijk. Per 25 september 2021 was deze anderhalve- meterregel vervallen. In de ‘coronapersconferentie’ van 13 augustus was al aangekondigd door minister-president Rutte en minister De Jonge dat de coronamaatregelen mogelijk ver- soepeld zouden worden. Zekerheid hierover bestond echter nog niet toen het bestuur in au- gustus een besluit moest nemen over de ledenvergadering. Het bestuur moest er daarom van uit gaan dat de anderhalve-meterregel nog steeds zou gelden, óók als de ledenvergade- ring later in september zou plaatsvinden.

De vergaderstukken met voorstellen zijn op 18 augustus aan de leden toegezonden per e- mail. De leden zonder e-mail kregen schriftelijk bericht over de vergadering en konden de vergaderstukken opvragen bij het secretariaat. Alle leden konden schriftelijk of per e-mail op de voorstellen reageren. Het bestuur besloot verder dat leden die de vergadering zouden wil- len bijwonen, zich tevoren zouden moeten aanmelden, dit vanwege de nog steeds be- staande onzekerheid over de coronamaatregelen. Toegang tot de ledenvergadering zouden hebben:

de leden van het bestuur;
leden die uiterlijk op 31 augustus aan het secretariaat zouden hebben bericht een functie als bestuurslid te ambiëren;
leden die uiterlijk op 31 augustus aan het secretariaat zouden hebben bericht het niet eens te zijn met een of meer voorstellen en daarover in de vergadering opmerkingen te willen maken;
andere leden, die uiterlijk op 31 augustus aan het secretariaat zouden hebben bericht aanwezig te willen zijn.

In de vergadering waren de bestuursleden aanwezig en was mevrouw J. Adema aanwezig als kandidaat-bestuurslid. Verder had alleen de heer Frans te Brake, lid van de kascommis- sie, aangegeven aanwezig te willen. Niemand had laten weten een functie als bestuurslid te ambiëren. En niemand had laten weten in de vergadering opmerkingen te willen maken over één of meer van de voorstellen.

Notulen:

De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur. Op de agenda staan uitsluitend de navol- gende onderwerpen:

Notulen van de algemene ledenvergadering van 20 augustus 2020

De ledenvergadering stelt de notulen ongewijzigd vast.

Algemeen jaarverslag 2020, financieel jaarverslag 2020 en de bevindingen van de kascommissie en
Bekrachtiging aanwijzing Alois Wieggers als reservelid van de kascommissie.

De kascommissie is opgetreden in de samenstelling ‘F. te Brake en A. Wieggers’. De le- denvergadering constateert dat de heer Ron Krabben zich als kascommissielid heeft la- ten vervangen door het bestuur aangewezen reservelid de heer Wieggers. De aanwijzing
door het bestuur van de heer Wieggers als reservelid moet nog wel bekrachtigd worden .

. De ledenvergadering bekrachtigt de voorlopige aanwijzing door het bestuur van de heer Alois Wieggers als plaatsvervangend lid van de kascom- missie voor de beoordeling van de stukken 2020.

De ledenvergadering neemt vervolgens kennis van het Algemeen jaarverslag 2020, het financieel jaarverslag 2020 en de bevindingen van de kascommissie en is daarmee ak- koord. Aan de penningmeester wordt décharge verleend.

Benoeming nieuwe kascommissie.

André Sonderen deelt mee dat de heer Ben Rensing bereid is om reserve-kascommissie- lid te worden.

De ledenvergadering besluit de heren Ron Krabben en Alois Wieggers aan te wijzen als leden van de kascommissie voor de beoordeling van de jaarstukken 2021 en als reserve- lid aan te wijzen de heer Ben Rensing, deze laatste aanwijzing onder voorbehoud van bekrachtiging door de ledenvergadering in 2022. De leden hebben zich immers, vooraf- gaand aan deze ledenvergadering, over diens aanwijzing nog niet hebben kunnen uit- spreken.

Bestuursverkiezing.

De ledenvergadering besluit om mevrouw Josephine Adema als bestuurslid te benoemen en bedankt de aftredende bestuursleden Tijdink (tevens voorzitter) en Hanselman voor hun inspanningen gedurende de afgelopen jaren. Het aantal bestuursleden is nu gedaald onder het statutair bepaalde minimum van 7 leden. Het bestuur blijft niettemin bevoegd de vereniging te besturen. Het streven zal er op moeten zijn gericht dat in de volgende ledenvergadering een of meer bestuursleden worden benoemd zodat het statutair ver- eiste minimum aantal bestuursleden weer wordt gehaald.